1. Qu'est ce qu'un lancement d'alerte
2. Mise en place d'une plateforme dédiée
La Directive Européenne relative à "la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union", impose aux entreprises d'au moins 50 salariés de mettre en place un canal de réception et de traitement des alertes émises par ceux que l'on appelle communément les lanceurs d'alerte.
Une "alerte" porte sur des informations dont l'auteur a eu connaissance dans le cadre de ses activités professionnelles, et qu'il signale sans contrepartie financière et de bonne foi.
Elle concerne : "un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international, du droit de l'UE, de la loi ou du règlement, ou d'une procédure interne à l'entreprise".
L'alerte peut être effectuée par les salariés, les anciens salariés et candidats, les actionnaires, les collaborateurs extérieurs ou occasionnels, les co-contractants, les sous-traitants, les clients, les prospects...
Bien que cette obligation ne concerne que les pays de l'Union Européenne, le groupe FEDRUS a choisi de mettre en place une plateforme commune pour recevoir les alertes de toutes ses entités légales à travers le monde.
Une "alerte" porte sur des informations dont l'auteur a eu connaissance dans le cadre de ses activités professionnelles, et qu'il signale sans contrepartie financière et de bonne foi.
Elle concerne : "un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international, du droit de l'UE, de la loi ou du règlement, ou d'une procédure interne à l'entreprise".
L'alerte peut être effectuée par les salariés, les anciens salariés et candidats, les actionnaires, les collaborateurs extérieurs ou occasionnels, les co-contractants, les sous-traitants, les clients, les prospects...
Bien que cette obligation ne concerne que les pays de l'Union Européenne, le groupe FEDRUS a choisi de mettre en place une plateforme commune pour recevoir les alertes de toutes ses entités légales à travers le monde.
2. Mise en place d'une plateforme dédiée
Le groupe FEDRUS a choisi la plateforme EQS "Integrity Line". Cette plateforme fournit des garanties en matière de confidentialités et de protection des données personnelles, pour le recueil des alertes émis par les lanceurs d'alerte.
Des référents internes au groupe FEDRUS ont été désignés. Ils auront seuls accès à ces informations confidentielles et traiteront individuellement les alertes reçues, en fonction de le BU concernée, dans un délai de 3 mois. Pour APOK, il s'agit de :
- Peter VANDENDRIESSCHE, Chief Operating Officer (FEDRUS)
- Mieke DEWULF, Finance (FEDRUS)
- Elise LHERNAULT, Directrice des Ressources Humaines (VM Building Solutions)
Vous pouvez émettre une alerte en suivant ce lien : https://fedrusinternational.integrityline.app/
3. Fonctionnement de la plateforme
Depuis le lien ci-dessus, vous pouvez accéder à la page d'accueil du groupe FEDRUS sur la plateforme.
Vous pourrez :
Vous pourrez :
- Sélectionner l'une des 5 langues suivantes : anglais (par défaut), français, allemand, néerlandais et slovaque
- Retrouver sur la page d'accueil la politique lancement d'alerte, un rappel de ce qui peut faire l'objet d'une alerte et des règles relatives à l'anonymat
- Émettre une alerte
- Vous renseignez un formulaire dans la langue de votre choix (y compris votre langue natale). Certaines informations sont obligatoires pour le traitement de votre alerte, d'autres champs d'information sont optionnels. Vous pouvez renseigner vos informations de contact ou décider de rester anonyme.
- Vous pourrez compléter votre alerte en :
- Enregistrant un message vocal (votre voix sera alors automatiquement modulée pour respecter votre anonymat)
- Joignant un document
- Prenant en direct une photo depuis votre smartphone
- Vous devrez renseigner votre mot de passe personnel
- Vous devrez cocher la case relative à la politique de confidentialité
- Vous pourrez envoyer votre alerte
- Vous recevrez un numéro de référence du dossier et un mot de passe
- "Une boîte postale sécurisée" sera créée pour les communications futures relatives à l'alerte
Vous recevrez une confirmation de réception de votre alerte par message dans les 7 jours.
Un référent interne vous tiendra informé de ses démarches et vous demandera de lui adresser, le cas échéant, des éléments complémentaires lui permettant de vérifier si votre alerte remplie les conditions légales précitées afin de traiter votre alerte.
Vous serez également informé(e) des suites qui seront données à votre alerte dans les 3 mois suivant son dépôt.
Dans un délai de 2 mois suivant la clôture de l'ensemble des opérations de vérification, les données relatives à votre alerte seront anonymisées de manière irréversible (votre identité, vos données de contact, les personnes mises en cause, etc...).
Lorsqu'une procédure diciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées ou lorsque l'alerte est abusive, les données relatives à cette alerte sont conservées dans une version non-anonymisée jusqu'au terme de la procédure et expiration des voies de recours à l'encontre de la décision judiciaire.
Un référent interne vous tiendra informé de ses démarches et vous demandera de lui adresser, le cas échéant, des éléments complémentaires lui permettant de vérifier si votre alerte remplie les conditions légales précitées afin de traiter votre alerte.
Vous serez également informé(e) des suites qui seront données à votre alerte dans les 3 mois suivant son dépôt.
Dans un délai de 2 mois suivant la clôture de l'ensemble des opérations de vérification, les données relatives à votre alerte seront anonymisées de manière irréversible (votre identité, vos données de contact, les personnes mises en cause, etc...).
Lorsqu'une procédure diciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées ou lorsque l'alerte est abusive, les données relatives à cette alerte sont conservées dans une version non-anonymisée jusqu'au terme de la procédure et expiration des voies de recours à l'encontre de la décision judiciaire.